Maintenance of Assets

Property Custodians

每个部门都需要有一个 Property Custodian 如果财产归部门所有. 物业保管人作为中心 资产服务的联系点.

通过合作与协作，保管人:

• 通知资产服务部所有新的购买，捐赠或礼物
• 监控所有部门资产的物理位置，防止其丢失 or theft
• 如有必要，通知资产服务和产品研发部设备库存的变化
• 维护校外商业使用设备的记录
• 在实物盘存期间协助资产服务部
• 准备并向资产服务部门提交设备的财产调查报告 不再使用或不再需要

Missing Property

一旦发现丢失的财产，部门的财产保管员将完成 the 遗失设备报告[pdf] and submit it to UPD. 托管人也将通知资产服务公司有关损失.

如果资产没有被追回或找到，托管人必须填写并提交一份 物业检验报告[DocuSign] 到Asset Services，以便从CFS中删除资产.

Physical Inventory

每三(3)年进行一次全校范围的实物盘点.

物业保管人将被提前通知盘点日期，以便他们 可以为活动做准备吗. 在盘点日之前，保管人应进行审核 本署拥有的资产清单(可在中心查阅)，并确认其位置.

物业协调员或外部供应商将进行实物清查 走访所有已知的资产、设备和财产地点.

一旦清点完毕，物业协调员将与各部门的经理联系 财产保管人，必须对在十分钟内未找到的所有财产/设备作出解释 (10)个工作日，通过定位设备或填写财产调查 Report.

在非实物盘存年度，每栋楼的盘存将是 每月进行一次监控大学资产的安全，并避免/识别 设备丢失、放错地方或被盗.

财产托管人可以使用资产打印件来完成这些清单。 或由物业协调人进行搜查.