零用现金和零钱

零用现金和找零基金是用来偿还小额大学学费的 与业务有关的费用时，现金是最具成本效益的支付方式.

购买不得超过$50每笔交易不包括销售税，与任何一个 vendor in a day.  不允许分割事务.

• 设立部门零用现金或零钱基金

  • 会计办公室有一笔零用现金基金，用于部门的零用 cash needs. 上海大学不鼓励设立新的零用现金或零钱基金.

    1. Complete and submit the 零用现金或零钱基金申请表[pdf] (pdf).
    2. 一旦我们批准了申请，我们将给托管人开一张支票。.
    3. 托管人必须到SOMA 470的财务和商业服务办公室 领取并签署支票.
• 部门职责

  • 在你花任何现金之前，首先检查一下你的产品是否符合资格 this process. To do so, please see Procure to Pay Guidelines.

    如果你的部门有零用现金箱

    1. 联系你部门的零用现金管理人以获得足够的现金来支付你的采购.
    2. 去商店买产品。.
    3. 将原始收据保存给你部门的零用现金保管员.
    4. 如果购买与酒店相关，请填写 招待费用证明[pdf] form.
    5. 把你的原始收据和任何零钱交给你的零用现金管理人.

     

    如果你的部门没有备用金箱

    • 去商店买产品。.保存原始收据.
    • Complete the Petty Cash [pdf] form. 提供产品的描述和总金额.
    • 如果购买是与酒店相关的，也要填写 招待费用证明[pdf] form.
    • 拿着备用金表和原始收据到1号窗口的出纳处 学生服务中心.
    • 出纳将支付您所要求的现金金额(最多50美元加税)。.
• 托管人职责
  • 1. 把所有的购买记录下来.
    2. 保留所有原始收据.
    3. 补充您的现金通过 员工/学生还款 process.
• Preparing for Audits

  • 会计部门必须定期清点你基金中的现金. The frequency of 按基金金额计算，可按月、按季或按年计算.

    1. 整理你手头的现金，支出收据和/或补充请求 它们可供检查.
    2. 确保你的现金和文件与基金的授权金额相符.
    3. 我们清点完毕后，将要求保管人签署一份审计表.
• 补充零用现金或零钱
  •  补充您的现金通过 员工/学生还款 process.
• 更换部门基金托管人

  • 如贵部门需要更改指定的基金托管人，请:

    1. Complete and submit the 零用现金或零钱基金申请表[pdf].
    2. 保留一份表格的副本，并将原件寄给会计服务部 0042.
• 结清部门零用现金或零钱基金
  • 1. 通知我们安排最后点票.
    2. Complete and submit the 零用现金或零钱基金申请表[pdf].
    3. 保留一份表格的副本，并将原件寄给会计服务部 0042.
    4. 把基金的全部金额给 Cashiering Services Window #1 for deposit.